Was ist die Auftragsverwaltung?

Geändert am Thu, 01 Jun 2023 um 05:52 PM

Die Auftragsverwaltung unterstützt Sie in Ihrem Tagesgeschäft. Hier können Sie als Admin u.a. Details zu allen vergangenen und aktuellen Aufträgen einsehen und bearbeiten oder Supportanfragen stellen.


Hinweis: Standort-Nutzer:innen können zwar die Auftragsverwaltung ‘ihres’ Standorts einsehen und nach bestimmten Aufträgen über die Suchleiste suchen, aber sie können keine Aktionen ausführen oder die Auftragsdetails einsehen.



INHALTSVERZEICHNIS



Angezeigte Informationen

Die Auftragsverwaltung beinhaltet eine Liste mit allen in der Software gespeicherten Aufträgen. In der Liste werden in mehreren Spalten folgende Informationen zu den jeweiligen Aufträgen angezeigt:

  • Auftragsnummer
  • Standort
  • Artikel
  • Dienstleister
  • Ausführungsdatum
  • Status (inkl. Problemmeldungen)

Die Liste kann nach diesen Informationen entsprechend geordnet werden.



Filteroptionen

Um in der Liste nach einem Auftrag oder mehreren (aktuellen oder vergangenen) Aufträgen zu suchen, können Sie vielfältige Filteroptionen nutzen. Sie können in der Suchzeile durch Eingabe der Auftragsnummer direkt nach einem Auftrag suchen oder mit Hilfe der verschiedenen Buttons oberhalb der Liste die Aufträge nach Auftragsstatus filtern. Diese sind wie folgt:

  • Beauftragt
  • Bestätigt
  • Ausgeführt
  • Zurückgemeldet
  • Geprüft
  • Bereit zur Abrechnung
  • In Abrechnung
  • Abgerechnet
  • Storniert

In der Spalte links von der Auftragsliste können Sie zwischen zahlreichen Optionen wählen, nach denen Sie die Aufträge filtern können. Diese sind nach verschiedenen Kategorien sortiert:

  • Allgemein:
    • Standorttyp
    • Standort
    • Interne/Externe Aufträge
    • Dienstleister
    • Artikel
    • Containertyp
    • Material
  • Auftragsdetails:
    • Auftragsart
    • Beauftragungsmodus
    • Zeitfilter (von - bis)
  • eANV:
    • Gefährlicher Abfall
    • eANV-Verfahren
    • Entsorgungsnachweis
    • Begleitschein
    • Begleitschein fehlt
  • Problem:
    • Auftrag markiert als
    • Problemtyp
    • Zeitfilter (von - bis)
  • Entsorgungsweg:
    • Abfallhierarchie
  • Weitere:
    • Externe Vertragsnummer
    • Externe Auftragsnummer
    • Auftrag markiert als
    • Container-ID


Tipp: Wir empfehlen vor jeder Suche über den Button Filter zurücksetzen alle Filter zurückzusetzen, um sicherzustellen, dass nur die Filter aktiviert sind, die für die aktuelle Suche benötigt werden.



Mögliche Aktionen

Im Folgenden möchten wir Ihnen einen kurzen Überblick über alle Aktionen geben, die im Menü ‘Auftragsverwaltung’ ausgeführt werden können:


Mögliche Aktionen in der Hauptansicht der Auftragsverwaltung:

  • Auftragssuche über Eingabe der Auftragsnummer
  • Filtern der Aufträge nach verschiedenen Kriterien
  • Zurücksetzen der Filter
  • Ordnen der Liste nach verschiedenen Informationen (Spalten)
  • Ansicht der Detailinformationen zu einem Auftrag


Mögliche Aktionen für eine Auswahl von mehreren Aufträgen:

In der Auftragsverwaltung können Sie nicht nur die oben beschriebenen Aktionen ausführen. Es gibt weitere Funktionen, die für eine Auswahl von mehreren Aufträgen auf einmal ausgeführt werden können:

  • Excel-Export: Erstellung eines Exports der mit Hilfe der Filter getroffenen Auswahl an Aufträgen. Hier kann zwischen drei Arten von Excel-Exporten gewählt werden, je nachdem welche Informationen enthalten sein sollen:

    • Aufträge
    • Auftragspositionen (Mengen & Gewichte)
    • Abrechnungspositionen
  • Weitere Informationen zu Excel-Exporten finden Sie hier:

  • Massenänderung Aufträge: Änderung der mit Hilfe der Filter getroffenen Auswahl an Aufträgen. Hier kann zwischen sechs Arten von Änderungen gewählt werden, die für die ausgewählten Aufträge ausgeführt werden sollen. Je nach gewünschter Änderung, müssen für die Aufträge bestimmte Kriterien erfüllt sein, damit die Massenänderung möglich ist:


Art der Änderung:Kriterien für die ausgewählten Aufträge:
Aufträge in den Status ‘Ausgeführt’ setzen
  1. Alle Aufträge haben eine erwartete Anzahl an Containern. 
  2. Alle Aufträge haben ein Standardgewicht (aus dem Artikel). 
  3. Es darf kein Auftrag mit Sammelartikel enthalten sein.  Alle
  4. Aufträge sind im Status ‘Beauftragt’ oder ‘Bestätigt’. 
  5. Alle Aufträge haben das gleiche Leistungsdatum.
Aufträge in den Status ‘Rückmeldung geprüft’ ändern
  1. Alle Aufträge sind im Status ‘Zurückgemeldet’.
  2. Alle Auftragsmengen sind vorhanden.
Aufträge in den Status ‘Bereit zur Abrechnung’ ändern
  1. Alle Aufträge sind im Status ‘Rückmeldung geprüft’.
  2. Die Abrechnungspositionen der Aufträge sind vollständig. Es sind sämtliche Preise sowie Steuersätze hinterlegt.
Aufträge in den Status ‘Zurückgemeldet’ zurücksetzen
  1. Alle Aufträge sind im Status ‘Rückmeldung geprüft’ oder ‘Bereit zur Abrechnung’.   
Aufträge in den Status ‘Abgerechnet’ ändern
  1. Alle Aufträge sind im Status ‘Bereit zur Abrechnung’ oder ‘In Abrechnung
  2. Die Abrechnungspositionen der Aufträge sind vollständig. Es sind sämtliche Preise sowie Steuersätze hinterlegt.
Markierungen bearbeiten
  1. Die entsprechende Markierung muss im Bereich ‘Administration’ hinterlegt sein


Mögliche Aktionen in der Detailansicht eines Auftrags:

In der Detailansicht zu einem Auftrag können Sie alle Details zu dem entsprechenden Auftrag einsehen und verwalten. Folgenden Aktionen sind möglich:

  • Verwalten des Auftragsstatus
  • Melden von Probleme und verwalten von Problemmeldungen
  • Verwalten der Angaben zu ‘Mengen & Gewicht’ und Umdeklarierung
  • Bearbeitung der einzelnen Abrechnungspositionen
  • Einsehen der Auftragspositionen-Historie
  • Hinzufügen von Dokumenten
  • Verwalten der Preise
  • Öffnen der zugehörigen Containerdetails
  • Vergeben von Markierungen
  • Bearbeiten des Auftragstyps
  • Erstellung einer Support-Anfrage zu einem Auftrag

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