Wie verwalte ich Benutzer:innen?

Geändert am Mon, 30 Oct 2023 um 06:06 PM

Als Admin können Sie in der Software beliebig viele Benutzer:innen anlegen, bearbeiten und löschen. Außerdem können Sie diesen verschiedene Rollen und Rechte zuweisen.



INHALTSVERZEICHNIS



Benutzer:innen hinzufügen

Schritt 1: Neue Benutzer:innen hinzufügen

  1. Über Administration > Benutzer gelangen Sie zur Benutzerübersicht, in der alle in der Software hinterlegten Benutzer aufgelistet werden.
  2. Klicken Sie auf Benutzer hinzufügen. Ein neues Formular öffnet sich.
  3. Tragen Sie im Abschnitt ‘Grundlegende Informationen’ alle Basisinformationen für den neuen Benutzer oder die neue Benutzerin ein.
  4. Optional: Vergeben Sie im Abschnitt ‘Rollen’ die gewünschten Rollen für den Benutzer oder die Benutzerin.
    • Über Klick auf  + Weitere Rolle können Sie nun eine oder mehrere Rollen für den Benutzer oder die Benutzerin auswählen, z.B. ADMIN (= Administrator) oder USER (= Standort-Nutzer:in).
    • Je nachdem, welche Rolle Sie dem Benutzer oder der Benutzerin zuweisen, können Sie außerdem über die Auswahl von bestimmten Bereichen die Zugriffsrechte einschränken. Wählen Sie im Drop-Down Menü den entsprechenden Bereich aus. Admins können auf alle Bereiche der Software zugreifen (‘Gesamter Mandant’). Standort-Nutzern und -Nutzerinnen können Sie entweder ebenfalls den Zugriff auf alle Bereiche (‘Gesamter Mandant’) gewähren oder den Zugriff auf spezifische Unternehmen und/oder Standorte und/oder Anfahrtstellen beschränken.
  5. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Speichern. Die vergebenen Rollen werden in der Informationsübersicht der Nutzer:innen angezeigt. Diese können Sie jederzeit wieder über Bearbeiten ändern.

Hinweis: Die Vergabe der Rollen ist zunächst optional. Sie können dies auch zu einem späteren Zeitpunkt noch tun. So können Sie Nutzer:innen erstellen und Zugangsdaten teilen, bevor Sie die entsprechenden Rollen vergeben.



Schritt 2: Passwort vergeben

  1. Um ein Passwort für einen Benutzer oder eine Benutzerin zu vergeben, klicken Sie in der Informationsübersicht des Benutzers auf Bearbeiten.
  2. Nach Klick auf Passwort ändern können Sie ein Passwort für den Benutzer oder die Benutzerin vergeben. Hinweis: Das Passwort sollte mindestens vier Zeichen lang sein.
  3. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Klick auf Speichern.

Nun haben Sie erfolgreich einen neuen Benutzer in der Software angelegt.



Benutzer:innen bearbeiten

  1. Über Administration > Benutzer gelangen Sie zur Benutzerübersicht, in der alle in der Software hinterlegten Benutzer aufgelistet werden.
  2. Suchen Sie in der Liste den Benutzer oder die Benutzerin, den oder die Sie deaktivieren möchten und klicken Sie auf Details. Tipp: Bei einer Vielzahl von Nutzer:innen können Sie dafür die Suchleiste nutzen.
  3. In der Detailansicht des Benutzers oder der Benutzerin können Sie mit Klick auf Bearbeiten alle für den Benutzer oder die Benutzerin hinterlegten Informationen bearbeiten. Dazu gehören unter anderem die Basisinformationen, wie Login und Name, das Passwort und auch die Rollen, die dem Benutzer oder der Benutzerin zugewiesen wurden.
  4. Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit Klick auf Speichern.

Nun haben Sie die Benutzerinformationen erfolgreich bearbeitet.



Benutzer:innen deaktivieren

  1. Über Administration > Benutzer gelangen Sie zur Benutzerübersicht, in der alle in der Software hinterlegten Benutzer aufgelistet werden.
  2. Suchen Sie in der Liste den Benutzer oder die Benutzerin, den oder die Sie deaktivieren möchten. Tipp: Bei einer Vielzahl von Nutzer:innen können Sie dafür die Suchleiste nutzen.
  3. Klicken Sie in der entsprechenden Zeile auf auf Details. 
  4. Die Übersicht mit den Benutzerinformationen öffnet sich. Das grüne Aktiv-Icon neben dem Login zeigt an, dass das Benutzerprofil aktiviert ist
  5. Klicken Sie auf Bearbeiten und deaktivieren Sie dann den Haken neben ‘Aktiv’.
  6. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Klick auf Speichern.
  7. Das rote Deaktiviert-Icon neben dem Login zeigt an, dass der Benutzer oder die Benutzerin deaktiviert ist.

Sie haben nun das Benutzerprofil erfolgreich deaktiviert.



Benutzer:innen löschen

  1. Über Administration > Benutzer gelangen Sie zur Benutzerübersicht, in der alle in der Software hinterlegten Benutzer aufgelistet werden.
  2. Suchen Sie in der Liste den Benutzer oder die Benutzerin, den oder die Sie löschen möchten. Tipp: Bei einer Vielzahl von Nutzer:innen können Sie dafür die Suchleiste nutzen.
  3. Klicken Sie in der entsprechenden Zeile auf auf Details. 
  4. Klicken Sie in der Informationsübersicht des Benutzers auf Bearbeiten.
  5. Klicken Sie auf Löschen.
  6. Eine Warnung erscheint. Mit einem weiteren Klick auf Löschen bestätigen Sie das Löschen des Benutzers.
  7. Der Benutzer oder die Benutzerin wird nicht mehr in der Benutzerübersicht angezeigt.

Sie haben den Benutzer oder die Benutzerin erfolgreich gelöscht.

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