Wie verwalte ich Aufträge?

Geändert am Mon, 30 Oct 2023 um 06:01 PM

Als Admin und Standort-Nutzer:in können Sie die Aufträge für Container verwalten. Sie können u.a. neue Aufträge auslösen, bestehende Aufträge stornieren oder bestätigen sowie Probleme zu einem Auftrag melden. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie das geht.



INHALTSVERZEICHNIS



Einen neuen Auftrag auslösen


Hinweis: Sie können grundsätzlich über zwei Wege einen Auftrag für einen Container auslösen, entweder über die Detailansicht des Containers in der Containerverwaltung (nähere Informationen dazu finden Sie hier) oder über die Standortübersicht, wie im Folgenden beschrieben.


Schritt 1: Container auswählen

  1. Über Entsorgung > Standortübersicht, gelangen Sie zur Standortübersicht, in der Sie nach bestimmten Standorten (z.B. Filialen) suchen und die zugehörigen Container einsehen können.
  2. Geben Sie in der Suchzeile den Standort ein, an dem Sie einen Container beauftragen möchten. Sie können hier nach verschiedenen Standortdaten suchen, wie z.B. Standorttitel oder -nummer.
  3. Die Übersicht zu dem von Ihnen gesuchten Standort öffnet sich. Wenn Sie mehrere Anfahrtstellen an dem Standort haben, können Sie zwischen diesen mittels der Tabs wechseln. Ist die Liste der Anfahrtstellen länger, navigieren Sie die Tabs mit Hilfe der dann angezeigten Pfeiltasten nach links und rechts.
  4. Wählen Sie in der Liste den Container aus, für den Sie einen Auftrag auslösen möchten.


Tipp: Intervall-Container erkennen Sie an dem runden Pfeil-Icon hinter dem Containernamen. In der Spalte Auftragsstatus können Sie das Datum
für die nächste geplante Abholung einsehen.



Schritt 2: Container beauftragen

Die nächsten Schritte entscheiden sich etwas je nachdem, ob es sich um einen ‘Auf Abruf’-Container oder einen Intervall-Container handelt.


Hinweis: Grundsätzlich wird zwischen zwei Auftragsmodi für Container unterschieden: ‘Auf Abruf’ und Intervall. ‘Auf Abruf’-Container werden bei Bedarf (d.h. wenn die Container wirklich voll sind) manuell beauftragt. Intervall-Container werden von der Software gemäß des hinterlegten Intervallplans automatisch beauftragt (immer sechs Tage vor der nächsten geplanten Ausführung). Hierfür müssen nur Abweichungen wie Sonderleistungen und Mehrmengen (d.h. wenn zusätzliche Mengen anfallen) beauftrag werden.


Schritt 2a: ‘Auf Abruf’-Container beauftragen

  1. Beauftragen Sie den ‘Auf Abruf’-Container mit Klick auf das grüne Plus-Icon in der Zeile des entsprechenden Containers (Spalte ‘Aktionen’). Ein Formular öffnet sich.
  2. Wählen Sie in dem Formular das Datum aus, an dem der Auftrag ausgeführt werden soll.
  3. Optional: Tragen Sie weitere Informationen in das Formular ein, wie etwa die gewünschte Ausführungszeit, zusätzliche Informationen für den Entsorger und/oder fügen Sie dem Auftrag mit Klick auf Datei auswählen Dokumente oder Fotos hinzu.
  4. Wenn der Auftrag für einen Container ausgelöst werden soll, den es mehr als einmal an dem Standort gibt, wählen Sie die Anzahl der Container aus, für die der Auftrag gelten soll (entspricht der Anzahl der Leerungen).
  5. Schließen Sie den Vorgang mit Klick auf Auftrag senden ab.
  6. Der Auftrag wird an den Entsorger gesendet.


Schritt 2b: Mehrmengen beauftragen (für Intervall-Container)

  1. Beauftragen Sie den Intervall-Container mit Klick auf das grüne Plus-Icon in der Zeile des entsprechenden Containers (Spalte ‘Aktionen’). Ein Formular öffnet sich.
  2. Wählen Sie das Datum aus, an dem der Auftrag ausgeführt werden soll. Wichtig: Bitte achten Sie darauf, dass das von Ihnen gewählte Datum dem Datum der nächsten Regelentsorgung entspricht. Der Entsorger wird kein abweichendes Datum akzeptieren.
  3. Optional: Tragen Sie weitere Informationen in das Formular ein, wie etwa die gewünschte Ausführungszeit, zusätzliche Informationen für den Entsorger und/oder fügen Sie dem Auftrag mit Klick auf Datei auswählen Dokumente oder Fotos hinzu.
  4. Geben Sie hier bitte die Anzahl der zusätzlichen Leerungen an. Die Auswahlmöglichkeit orientiert sich an der Anzahl der am Standort vorhandenen Behälter. Hinweis: Wenn Sie mehr Mehrmengen haben als Sie maximal auswählen können, nutzen Sie bitte das Feld ‘zusätzliche Informationen’ und tragen Sie z.B. die Anzahl der Säcke ein.
  5. Schließen Sie den Vorgang mit Klick auf Auftrag senden ab.
  6. Der Auftrag wird an den Entsorger gesendet.

Sie habe erfolgreich einen neuen Auftrag ausgelöst.



Einen bestehenden Auftrag manuell bestätigen


Hinweis: Die Auftragsbestätigung ist nur dann nötig (und möglich), wenn der Auftrag bereits ausgeführt, der Dienstleister dies aber noch nicht selbst in der Software bestätigt hat. Das Auftragsdatum muss also bereits in der Vergangenheit liegen.


  1. Über Entsorgung > Standortübersicht, gelangen Sie zur Standortübersicht, in der Sie nach bestimmten Standorten (z.B. Filialen) suchen und die zugehörigen Container einsehen können.
  2. Geben Sie in der Suchzeile den Standort ein, an dem Sie einen Auftrag manuell bestätigen möchten. Sie können hier nach verschiedenen Standortdaten suchen, wie z.B. Standorttitel oder -nummer.
  3. Die Übersicht zu dem von Ihnen gesuchten Standort öffnet sich. Wenn Sie mehrere Anfahrtstellen an dem Standort haben, können Sie zwischen diesen mittels der Tabs wechseln. Ist die Liste der Anfahrtstellen länger, navigieren Sie die Tabs mit Hilfe der dann angezeigten Pfeiltasten nach links und rechts.
  4. Wählen Sie in der Liste den Container aus, für den Sie einen Auftrag manuell bestätigen möchten.
  5. Klicken Sie in der Spalte ‘Aktionen’ auf das grüne Haken-Icon. Das Bestätigungsfenster öffnet sich.
  6. Schicken Sie den Regler auf ‘Ja’ und tragen Sie das Datum der Auftragsausführung ein.
  7. Bestätigen Sie die Ausführung mit Klick auf Ausführung bestätigen.

Sie haben erfolgreich die Ausführung des Auftrags manuell bestätigt.


Tipp: Alternativ können Sie diesen Vorgang auch wie im obigen Abschnitt beschrieben über eine manuelle Änderung des Auftragsstatus ausführen.



Einen bestehenden Auftrag stornieren

  1. Über Entsorgung > Standortübersicht, gelangen Sie zur Standortübersicht, in der Sie nach bestimmten Standorten (z.B. Filialen) suchen und die zugehörigen Container einsehen können.
  2. Geben Sie in der Suchzeile den Standort ein, an dem Sie einen Auftrag stornieren möchten. Sie können hier nach verschiedenen Standortdaten suchen, wie z.B. Standorttitel oder -nummer.
  3. Die Übersicht zu dem von Ihnen gesuchten Standort öffnet sich. Wenn Sie mehrere Anfahrtstellen an dem Standort haben, können Sie zwischen diesen mittels der Tabs wechseln. Ist die Liste der Anfahrtstellen länger, navigieren Sie die Tabs mit Hilfe der dann angezeigten Pfeiltasten nach links und rechts.
  4. Wählen Sie in der Liste den Container aus, für den Sie einen Auftrag stornieren möchten.
  5. Stornieren Sie den Auftrag mit Klick auf das rote X-Icon in der Spalte ‘Aktionen’. Es öffnet sich das Stornierungsfenster.
  6. Wählen Sie aus dem Drop-Down Menü einen Grund für die Stornierung aus und beschreiben Sie bei Bedarf den Grund im Feld darunter etwas genauer.
  7. Bestätigen Sie die Stornierung mit Klick auf Ok.

Sie haben den Auftrag erfolgreich storniert.


Hinweis: Die Stornierung eines Auftrags ist nur möglich, solange sich dieser noch im Status ‘Beauftragt’ befindet. Wenn ein Auftrag storniert werden soll, der sich nicht mehr in diesem Status befindet, muss der Auftrag über die Detailansicht zunächst manuell auf diesen Status zurückgesetzt und gespeichert werden. Sie erkennen dies auch daran, dass das X-Icon nicht rot eingefärbt ist. Wie Sie den Status eines Auftrags manuell ändern können, beschreiben wir im nächsten Abschnitt.


 

Den Auftragsstatus manuell ändern  (nur für Admins)

Schritt 1: Auftragsdetails einsehen

Um den Status eines Auftrags zu ändern, müssen Sie zunächst die Detailansicht des entsprechenden Auftrags aufrufen. Grundsätzlich können Sie immer über zwei verschiedene Wege zur Detailansicht eines Auftrags gelangen. Entweder indem Sie über Entsorgung > Standortübersicht nach einem bestimmten Container suchen und auf den Auftragsstatus klicken (Option 1); oder indem Sie über Entsorgung > Auftragsverwaltung nach dem jeweiligen Auftrag suchen und auf Details klicken (Option 2).


Option 1: Auftrag über die Standortübersicht suchen

  1. Über Entsorgung > Standortübersicht, gelangen Sie zur Standortübersicht, in der Sie nach bestimmten Standorten (z.B. Filialen) suchen und die zugehörigen Container einsehen können.
  2. Geben Sie in der Suchzeile den Standort ein, an dem Sie einen Auftrag manuell ändern möchten. Sie können hier nach verschiedenen Standortdaten suchen, wie z.B. Standorttitel oder -nummer.
  3. Die Übersicht zu dem von Ihnen gesuchten Standort öffnet sich. Wenn Sie mehrere Anfahrtstellen an dem Standort haben, können Sie zwischen diesen mittels der Tabs wechseln. Ist die Liste der Anfahrtstellen länger, navigieren Sie die Tabs mit Hilfe der dann angezeigten Pfeiltasten nach links und rechts.
  4. Wählen Sie in der Liste den Container aus, für den Sie einen Auftrag manuell ändern möchten.
  5. Klicken Sie in der Spalte ‘Auftragsstatus’ auf den dort angezeigten Auftragsstatus.
  6. Die Detailansicht des Auftrags öffnet sich.


Option 2: Auftrag über die Auftragsverwaltung suchen

  1. Über Entsorgung > Auftragsverwaltung, gelangen Sie zur Auftragsübersicht, in der alle Aufträge aufgelistet werden.
  2. Wählen Sie in der Liste den Auftrag aus, dessen Status Sie manuell ändern möchten. Tipp: Nutzen Sie hierfür die verschiedenen Suchfelder und Filter.
  3. Wenn Sie den entsprechenden Auftrag gefunden haben, klicken Sie in der jeweiligen Zeile auf Details. Die Detailansicht des Auftrags öffnet sich.


Schritt 2: Auftragsstatus ändern

  1. Klicken Sie in dem weißen Feld auf der linken Seite auf Status ändern.

  2. Wählen Sie in dem Drop-Down Menü den Zielstatus für den Auftrag aus. Sie können zwischen folgenden Optionen wählen:

    • Beauftragt
    • Bestätigt
    • Ausgeführt
    • Zurückgemeldet
    • Geprüft
    • Abgerechnet
  3. So können Sie z.B. einen bereits bestätigten Auftrag auf den Status ‘beauftragt’ zurücksetzen. Damit wird die Option ‘Stornieren‘ wieder freigeschaltet.

Sie haben den Auftragsstatus erfolgreich manuell geändert.


Hinweis: Ab einem bestimmten Zeitpunkt im Prozessablauf (d.h. wenn der Auftrag den Status ‘Abgerechnet’ erhalten hat) ist eine Änderung des Auftragsstatus nicht mehr möglich. Kontaktieren Sie in diesem Fall den Support.



Einen Auftrag nacherfassen (nur für Admins)


Hinweis: Für nacherfasste Aufträge wird keine E-Mail an den Dienstleister versendet.


  1. Über Entsorgung > Containerverwaltung gelangen Sie zur Übersicht, in der alle bereits in der Software angelegten Container aufgelistet werden.
  2. Wählen Sie in der Liste den Container aus, für den Sie einen Auftrag nacherfassen möchten. Tipp: Nutzen Sie hierfür die verschiedenen Suchfelder und Filter.
  3. Wenn Sie den entsprechenden Container gefunden haben, klicken Sie in der jeweiligen Zeile auf Details. Die Detailansicht des Containers öffnet sich.
  4. Klicken Sie in der Kachel auf den Button Auftrag nacherfassen. Ein neues Fenster öffnet sich.
  5. Wählen Sie den Auftragstyp, den Gestellungsstatus des Containers und das Ausführungsdatum aus.
  6. Optional: Tragen Sie in das Textfeld zusätzliche Informationen ein und/oder fügen Sie dem Eintrag mit Klick auf Datei auswählen Dokumente oder Fotos bei.
  7. Bestätigen Sie die Nacherfassung des Auftrags mit Klick auf Nacherfassung bestätigen.

Sie haben den Auftrag erfolgreich nacherfasst.


Weitere Informationen zur Verwaltung von Aufträgen, finden Sie hier.

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