Was ist die Rechnungsübersicht?

Geändert am Mon, 30 Oct 2023 um 06:06 PM

Das Abrechnungs-Modul der Software unterstützt Sie bei der digitalen Prüfung der eingehenden Rechnungen und Gutschriften, welche die Entsorgungsdienstleister per E-Mail direkt an die Software senden können. In der Rechnungsübersicht können Sie alle in der Software hinterlegten Rechnungen und Gutschriften einsehen, filtern, herunterladen und prüfen.


Der Rechnungsübersicht ist in zwei Abschnitte aufgeteilt:

  • Rechnungen (inkl. Detailansicht von Rechnungen oder Gutschriften)
  • Eingehende Abrechnungen



INHALTSVERZEICHNIS



Der Abschnitt Rechnungen

Im Abschnitt können Sie alle in der Software hinterlegten Rechnungen und Gutschriften einsehen und verschiedene Aktionen ausführen.


Angezeigte Informationen

Die Rechnungsübersicht beinhaltet eine Liste mit allen in der Software eingegangenen Rechnungen und Gutschriften der Entsorgungsdienstleister. In der Liste werden in mehreren Spalten folgenden Informationen zu den jeweiligen Rechnungen und Gutschriften angezeigt:

  • Eingangsdatum
  • Rechnungsdatum
  • Rechnungs-Nummer
  • Rechnungs-Typ
  • Standort
  • Dienstleister
  • Leistungs-Zeitraum
  • Aufträge
  • Gesamtsumme
  • Status

Die Liste kann nach diesen Informationen entsprechend geordnet werden.


Filteroptionen

Um in der Liste nach bestimmten Rechnungen oder Gutschriften zu suchen, können Sie vielfältige Filteroptionen nutzen. Standardmäßig werden folgende Filteroptionen angezeigt:

  • Rechnungsnummer
  • Standort
  • Dienstleister
  • Rechnungstyp: Gutschrift, Rechnung
  • Rechnungsstatus: Neu, In Klärung, Geprüft, Archiviert, Abgelehnt
  • Dokumententyp: Normal, Storno, Interne LV
  • Zeitfilter: Erstelldatum, Leistungszeitraum (von - bis)


Tipp: Vergewissern Sie sich vor jeder neuen Suche, dass alle Filter zurückgesetzt sind, indem Sie auf Filter zurücksetzen klicken.


Mögliche Aktionen

Im Folgenden möchten wir Ihnen einen kurzen Überblick über alle Aktionen geben, die in der im Abschnitt Rechnungen ausgeführt werden können:

  • Filtern der Rechnungen und Gutschriften nach verschiedenen Kriterien
  • Zurücksetzen der Filter
  • Ordnen der Liste nach verschiedenen Informationen (Spalten)
  • Massendownload von Rechnungen als zip-Datei
  • Detailansicht einer Rechnung oder Gutschrift



Die Detailansicht einer Rechnung oder Gutschrift

In der Detailansicht einer Rechnung oder Gutschrift können Sie verschiedene Informationen zu einer Rechnung oder Gutschrift einsehen und Aktionen ausführen.


Angezeigte Informationen

In der Detailansicht können Sie das digitale Rechnungs- bzw. Gutschriftdokument einsehen (rechte Seite). Auf der linken Seite können Sie zu diesem Dokument weitere Informationen einsehen, welche in verschiedenen Reitern angezeigt werden:

  • Belegdaten
  • Positionen
  • Umlage
  • Klärung
  • Excelanhänge (betrifft Sammelrechnungen)


Mögliche Aktionen

In der Detailansicht einer Rechnung oder Gutschrift können Sie folgende Aktionen ausführen:

  • Belegdaten: Von der Software automatisch ausgelesene Belegdaten können angepasst werden.
  • Positionen: Die einzelnen Positionen der Rechnung können geprüft und mit den in der Software gespeicherten Daten abgeglichen werden. Hier kann auch nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden (Auftragsnummer, Externe Vertragsnummer, AVV, Dienstleistung, Dienstleister, Leistungszeitraum, Anfahrtstelle) und die Positionen im PDF-Dokument digital abgehakt werden.
  • Umlage: Umlagen können erstellt werden.
  • Klärung: Klärungen können hinzugefügt, kommentiert und als gelöst markiert werden.
  • Excelanhänge: Mit Sammelrechnungen versendete Excelanhänge können heruntergeladen werden.
  • Abschließen: Abschluss der Rechnungsprüfung
  • Download des Rechnungs- oder Gutschriftdokuments
  • Lupenfunktion



Der Abschnitt Eingehende Rechnungen

Im Abschnitt Eingehende Rechnungen werden alle eingehenden Rechnungs- oder Gutschriftdokumente angezeigt. Verschiedene Aktionen können ausgeführt werden.


Angezeigte Informationen

  • Alle Rechnungen oder Gutschriften, die per E-Mail von den Entsorgungsdienstleistern direkt an die Software geschickt werden, werden hier angezeigt.
  • E-Mail-Adresse, an die die Dienstleister die Rechnungen und Gutschriften senden müssen.


Mögliche Aktionen

  • Datei für Standort hochladen
  • Download von eingegangenen Rechnungen und Gutschriften
  • Rechnung- oder Gutschriftdokument löschen
  • Rechnung- oder Gutschriftdokument vervollständigen

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