Wie verwalte ich Rechnungen und Gutschriften?

Geändert am Wed, 31 May 2023 um 05:43 PM

Als Admin und Accounting-Nutzer:in können Sie Rechnungs- und Gutschriftdokumente verwalten. Sie können diese direkt in die Software hochgeladen, herunterladen und archivieren. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen wie das geht.



INHALTSVERZEICHNIS



Rechnungen und Gutschriften hochladen

Um Rechnungen und Gutschriften direkt in die Software hochzuladen, gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Upload über den Upload-Button
  • Upload via E-Mail


Option 1: Upload über den Upload-Button

  1. Über Abrechnung > Rechnungsübersicht gelangen Sie zur Übersicht, in der alle bereits in der Software hinterlegten Rechnungen und Gutschriften aufgelistet werden.
  2. Klicken Sie auf den Reiter Eingehende Rechnungen. In dieser Ansicht sehen Sie alle neu eingegangenen Rechnungs- und Gutschriftdokumente, die noch nicht vervollständig wurden. Hinweis: Erst wenn die Dokumente vervollständigt wurden, erscheinen Sie in der Rechnungsübersicht.
  3. Um eine Rechnung oder Gutschrift für einen Standort hochzuladen, klicken Sie auf Datei für Standort hochladen.
  4. Wählen Sie die Datei aus, die Sie hochladen möchten und klicken Sie auf Öffnen. Hinweis: Es können nur Dateien im PDF-Format hochgeladen werden.
  5. Das Dokument erscheint nun in der Rechnungsübersicht im Reiter Eingehende Rechnungen.

Sie haben erfolgreich ein Rechnungs- oder Gutschriftdokument hochgeladen, welches Sie nun vervollständigen und prüfen können.


Option 2: Upload via E-Mail

  1. Über Abrechnung > Rechnungsübersicht gelangen Sie zur Übersicht, in der alle bereits in der Software hinterlegten Rechnungen und Gutschriften aufgelistet werden.
  2. Klicken Sie auf den Reiter Eingehende Rechnungen. Dort ist eine E-Mail-Adresse für den Dokumentempfang angegeben.
  3. Senden Sie das Rechnungs- oder Gutschriftdokument direkt an die Software, indem Sie die entsprechende E-Mail-Adresse als Empfänger-Adresse verwenden. Hinweis: Die Datei muss im PDF-Format sein.

Sie haben erfolgreich ein Rechnungs- oder Gutschriftdokument hochgeladen, welches Sie nun vervollständigen und prüfen können.


Tipp: Der Upload via E-Mail kann auch direkt vom Entsorgungsdienstleister übernommen werden. Teilen Sie dazu dem jeweilen Entsorgungspartner lediglich die E-Mail-Adresse für den Dokumentempfang mit.


Hinweis: Alle eingehenden E-Mails (inkl. Anhängen) finden Sie auch im Menü Entsorgung > Eingehende E-Mails.



Rechnungen und Gutschriften herunterladen

Um Rechnungen herunterzuladen und lokal auf Ihrem Computer zu speichern gibt es ebenfalls zwei Möglichkeiten:

  • Mehrere Rechnungen als zip-Datei herunterladen
  • Einzelne Rechnungen herunterladen


Option 1: Mehrere Rechnungen oder Gutschriften als zip-Datei herunterladen

  1. Über Abrechnung > Rechnungsübersicht gelangen Sie zur Übersicht, in der alle bereits in der Software hinterlegten Rechnungen und Gutschriften aufgelistet werden.
  2. Wählen Sie die Rechnungen oder Gutschriften aus, die Sie herunterladen möchten, indem Sie die verschiedenen Filteroptionen nutzen. Tipp: Um eine Falschauswahl zu vermeiden, klicken Sie vor jeder Suche auf Filter zurücksetzen.
  3. Wenn Sie alle relevanten Rechnungen oder Gutschriften gefunden haben, scrollen Sie an das Ende der Seite.
  4. Klicken Sie im Kasten “Rechnungen herunterladen” auf Herunterladen.
  5. Die von Ihnen ausgewählten Dokumente werden als zip-Datei gesammelt heruntergeladen und auf Ihrem Computer gespeichert.

Sie haben erfolgreich mehrere Rechnungen (oder Gutschriften) heruntergeladen.


Option 2: Rechnungen oder Gutschriften einzeln herunterladen

  1. Über Abrechnung > Rechnungsübersicht gelangen Sie zur Übersicht, in der alle bereits in der Software hinterlegten Rechnungen und Gutschriften aufgelistet werden.
  2. Wählen Sie die Rechnung oder Gutschrift aus, die Sie herunterladen möchten. Hinweis: Benutzen Sie dafür die verschiedenen Filtermöglichkeiten.
  3. Klicken Sie auf Details in der entsprechenden Zeile. Sie gelangen zur Detailansicht des Dokuments, in der die Rechnung (oder die Gutschrift) als PDF-Dokument auf der rechten Seite angezeigt wird.
  4. Klicken Sie unten rechts auf das Download-Icon (nach unten zeigender Pfeil).
  5. Das einzelne Dokument wird heruntergeladen und auf Ihrem Computer gespeichert.

Sie haben erfolgreich eine Rechnung (oder Gutschrift) heruntergeladen.



Rechnungen und Gutschriften archivieren

  1. Über Abrechnung > Rechnungsübersicht gelangen Sie zur Übersicht, in der alle bereits in der Software hinterlegten Rechnungen und Gutschriften aufgelistet werden.
  2. Wählen Sie die Rechnung oder Gutschrift aus, die Sie archivieren möchten. Hinweis: Benutzen Sie dafür die verschiedenen Filtermöglichkeiten.
  3. Klicken Sie auf Details in der entsprechenden Zeile. Sie gelangen zur Detailansicht des Dokuments.
  4. Klicken Sie oben links neben der Rechnungsnummer auf den Button Archivieren.
  5. Die Rechnung (oder Gutschrift) wird archiviert und in der Rechnungsübersicht ändert sich der Status des Dokuments auf “Archiviert”.

Sie haben erfolgreich eine Rechnung (oder Gutschrift) archiviert.


Hinweis: Sie können eine Rechnung (oder Gutschrift) erst dann prüfen, wenn Sie diese erfolgreich geprüft haben.

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