Wie bereite ich Aufträge für die Rechnungsprüfung vor?

Geändert am Tue, 06 Jun 2023 um 12:28 PM

Als Admin und Accounting-Nutzer:in können Sie Rechnungen direkt in der Resourcify Software im Menü Abrechnung > Rechnungsübersicht prüfen. Um dies zu tun, müssen Sie jedoch erst die zurückgemeldeten Aufträge für die Rechnungsprüfung vorbereiten. Dafür überprüfen Sie zunächst die vom Enstorger zurückgemeldeten Mengen und Gewichte und anschließend die erstellten Auftragspositionen. Dieser Schritt ist sehr wichtig, da die von Ihnen geprüften Auftragspositionen (sog. Schattenpositionen) die Grundlage für die Rechnungsprüfung bilden. Die mit der Software generierten Schattenpositionen werden bei der Rechnungsprüfung mit den Positionen auf der erhaltenen Rechnung (oder Gutschrift) gegengeprüft. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, wie Sie die Aufträge für die Rechnungsprüfung vorbereiten.


Hinweis: Für die Bestätigung der Auftragsausführung und die Rückmeldung der Mengen und Gewichte durch den Entsorgungsdienstleister gibt es verschiedene Möglichkeiten. Entweder geschieht dies über eine E-Mail-Schnittstelle oder über eine Anbindung der Resourcify Software an das ERP-System des Entsorgers (Schnittstellen-Lösung). Bei der E-Mail-Anbindung erhält der Entsorgungspartner eine automatisch generierte E-Mail aus der Software, mit der die Bestätigung des Termins und der Ausführung sowie zur Rückmeldung der Mengen und Gewichte erfolgt. Sollten Ihre Entsorgungspartner:innen Interesse an einer Anbindung an die Software via Schnittstelle haben, wenden Sie sich gerne an unser Customer Success Team für mehr Informationen.



INHALTSVERZEICHNIS



Schritt 1: Zurückgemeldete Mengen und Gewichte überprüfen

  1. Über Entsorgung > Auftragsverwaltung gelangen Sie zur Übersicht, in der alle vergangenen und aktuellen Aufträge aufgelistet werden.
  2. Wählen Sie in der Liste die Aufträge aus, die Sie für die Rechnungsprüfung vorbereiten möchten. Tipp: Nutzen Sie hierfür die verschiedenen Suchfelder und Filter. Filtern Sie beispielsweise nach dem Auftragsstatus “Zurückgemeldet”.
  3. Klicken Sie in der Zeile des Auftrags, den Sie für die Abrechnung vorbereiten möchten, auf Details, um in die Detailansicht des Auftrags zu gelangen.
  4. Wählen Sie den Reiter “Mengen & Gewichte” aus. Vom Entsorger zurückgemeldete Mengen und Gewichte werden hier automatisch eingetragen. Alternativ können Admins die Werte manuell eintragen (s. u.).
  5. Überprüfen Sie die eingetragenen Werte.
  6. Optional:
    • Werte korrigieren oder eintragen: Klicken Sie auf Bearbeiten und tragen Sie die richtigen Mengen und Gewichte in die Felder ein.
    • Umdeklarieren: Klicken Sie auf Umdeklarierung. Ein neues Fenster öffnet sich. Wählen Sie im Dropdown-Menü den korrekten Artikel aus. Kicken Sie auf Artikel hinzufügen.
    • Position löschen: Klicken Sie auf das Mülleimer-Icon, um die Auftragsposition zu löschen.
  7. Wenn Sie alle Positionen überprüft haben, klicken Sie auf Rückmeldung geprüft. Hinweis: Der Button erscheint erst, wenn sich der Auftrag im Status “Zurückgemeldet” befindet, alle Mengen und Gewichte eingetragen sind und keine Position leer ist.
  8. Bestätigen Sie den Vorgang der Statusänderung mit Klick auf Ok. **
  9. Sie werden automatisch zum nächsten Reiter “Abrechnung” weitergeleitet. Dort werden alle zu dem Auftrag erstellen Abrechnungspositionen aufgelistet.



Schritt 2: Auftragspositionen überprüfen

  1. Prüfen Sie alle aufgelisteten Positionen.
  2. Optional:
    • Positionen korrigieren: Klicken Sie auf Bearbeiten und tragen Sie die richtigen Angaben in die Felder ein. Mit Klick auf Position hinzufügen, fügen Sie eine fehlende Position hinzu. Beenden Sie den Vorgang mit Klick auf Speichern.
    • Position hinzufügen: Klicken Sie auf Bearbeiten. Mit Klick auf Position hinzufügen, fügen Sie eine fehlende Abrechnungsposition hinzu. Beenden Sie den Vorgang mit Klick auf Speichern.
    • Mehrwertsteuersatz korrigieren: Klicken Sie auf das Stift-Icon neben dem MwSt.-Satz und wählen Sie den korrekten Wert aus. Fehlt die Angabe der MwSt. ganz, klicken Sie auf  *MwSt. fehlt (rot hinterlegt), wählen Sie den korrekten Wert aus und klicken Sie auf Speichern.
    • Position löschen: Klicken Sie auf das Mülleimer-Icon, um die Auftragsposition zu löschen.
    • Historie einer Position einsehen: Klicken Sie auf das Uhr-Icon in der Zeile der Auftragsposition, deren Historie Sie einsehen möchten.
    • Details zu allen Auftragspositionen ein- bzw. ausblenden: Klicken Sie auf Details einblenden bzw. auf Details ausblenden.
  3. Wenn Sie die Überprüfung abgeschlossen haben und die Auftragspositionen korrekt sind, klicken Sie auf Abrechnung vorbereiten. Ein neues Fenster mit einer Sicherheitsabfrage öffnet sich.
  4. Bestätigen Sie den Vorgang mit Klick auf Ok. Hinweis: Wenn Sie den Vorgang abschließen, ist eine Bearbeitung der Rechnungspositionen nur noch über den Rechnungs-Editor möglich.


Sie haben erfolgreich den Auftrag für die Abrechnung vorbereitet.

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