Wie leite ich die geprüften Rechnungen an meine Finanzbuchhaltung weiter?

Geändert am Fri, 16 Jun 2023 um 06:44 PM

Als Admin und Accounting-Nutzer:in können Sie die Rechnungen, die Sie digital mit Hilfe der Resourcify Software geprüft haben, ganz einfach an Ihre Finanzbuchhaltung weiterleiten. Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten, welche wir in diesem Beitrag vorstellen.



INHALTSVERZEICHNIS



Option 1: Automatische Weiterleitung von geprüften Rechnungen

Die einfachste Möglichkeit, die von Ihnen geprüften Rechnungen an Ihre Finanzbuchhaltung zur weiteren Verarbeitung weiterzuleiten, ist die automatische Weiterleitung durch die Software nach erfolgreicher Prüfung. Dafür müssen Sie lediglich eine E-Mail-Adresse in den Unternehmensdetails hinterlegen, an die die Rechnungen weitergeleitet werden sollen, sobald sie im Status “Geprüft” sind. Im Folgenden erklären wir Ihnen, wie das geht:

  1. Über Administration > Unternehmen gelangen Sie zur Übersicht, in der alle in der Software hinterlegten Unternehmen aufgelistet sind.
  2. Wählen Sie im der Liste das Unternehmen aus, für das Sie die E-Mail-Adresse der Finanzbuchhaltung hinterlegen möchten, und klicken Sie in der entsprechenden Zeile auf Details. Die Detailansicht des Unternehmens öffnet sich.
  3. Klicken Sie auf Bearbeiten.
  4. Fügen Sie in der Zeile “E-Mail Buchhaltung” die entsprechende E-Mail-Adresse ein.
  5. Schließen Sie den Vorgang mit Klick auf Speichern ab.
  6. Die E-Mail-Adresse wird in den Unternehmensdetails im Abschnitt “Buchhaltung” angezeigt.

Sie haben erfolgreich eine E-Mail-Adresse für die automatische Weiterleitung der geprüften Rechnungen an Ihre Finanzbuchhaltung hinterlegt.



Option 2: Manueller Download der Rechnungen

Alternativ können Sie in der Rechnungsübersicht nach den entsprechenden Rechnungen filtern und diese gesammelt als zip-Datei herunterladen, um Sie anschließend von Ihrem Gerät aus entsprechend weiterzuleiten. Im Folgenden erklären wir Ihnen, wie das geht:

  1. Über Abrechnung > Rechnungsübersicht gelangen Sie zur Übersicht, in der alle bereits in der Software hinterlegten Rechnungen aufgelistet werden.
  2. Wählen Sie die Rechnungen aus, die Sie herunterladen möchten, indem Sie die verschiedenen Filteroptionen nutzen. Tipp: Um eine Falschauswahl zu vermeiden, klicken Sie vor jeder Suche auf Filter zurücksetzen. Filtern Sie beispielsweise nach dem Rechnungsstatus “Geprüft”.
  3. Wenn Sie alle relevanten Rechnungen gefunden haben, scrollen Sie an das Ende der Seite.
  4. Klicken Sie im Kasten “Rechnungen herunterladen” auf Herunterladen.
  5. Die von Ihnen ausgewählten Dokumente werden als zip-Datei gesammelt heruntergeladen und auf Ihrem Gerät gespeichert.

Sie haben erfolgreich mehrere Rechnungen heruntergeladen, welche Sie nun an Ihre Finanzbuchhaltung zur weiteren Verarbeitung weiterleiten können.

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